Как составить счёт на оплату
Счёт на оплату — первый документ цикла сделки после КП. От правильности зависит, пройдёт ли платёж. Разбираем обязательные реквизиты, формат, НДС и как сделать счёт за минуту, а не за полчаса в Word.
Обязательные реквизиты счёта
- Номер и дата — уникальный номер (сквозная нумерация), дата выставления.
- Поставщик — название (с ОПФ), ИНН, КПП, ОГРН, юр. адрес, р/с, БИК, банк.
- Покупатель — название, ИНН, КПП (достаточно для идентификации).
- Состав — наименование товаров/услуг, количество, цена, сумма.
- Итого — сумма без НДС, НДС (или «Без НДС»), сумма с НДС.
- Подпись — ФИО подписанта, должность, основание (Устав).
НДС в счёте
Если вы на ОСНО — выделяете НДС отдельной строкой: «В том числе НДС 20%: 72 000 ₽». Если на УСН — пишете «Без НДС» или «НДС не облагается (УСН)». Это важно: покупатель на ОСНО может принять НДС к вычету только если он выделен.
QR-код для оплаты
С 2021 года банки принимают платежи по QR-коду (СБП). Если в счёте есть QR — клиент сканирует камерой телефона и платит за секунды, без ручного ввода реквизитов. Это ускоряет оплату и снижает ошибки при вводе.
Формат: PDF или DOCX?
PDF — для отправки клиенту (не редактируется, выглядит одинаково везде). DOCX — для внутреннего использования или если клиент просит внести правки. Лучший подход: генерировать счёт из данных КП автоматически, в один клик — без ручного ввода в Word.
Частые ошибки
- Нет КПП — банк может отклонить платёж.
- Неверно указан получатель — деньги уйдут не туда.
- Суммы не сходятся (цена × количество ≠ итог) — бухгалтерия клиента отклонит.
- Нет срока действия — счёт «висит» месяцами, цены меняются.
- Нет подписи — формально не действителен (хотя банки обычно пропускают).
Частые вопросы
Обязателен ли счёт на оплату?
Нет, закон не требует счёт. Но на практике без него платёж не пройдёт — бухгалтерии нужен документ-основание. Счёт заменяет договор при сумме до 100 000 ₽ (для разовых сделок).
Срок действия счёта — сколько?
Закон не устанавливает. На практике: 3-5 рабочих дней для коммерческих предложений с фиксированными ценами. Укажите срок явно: «Счёт действителен до [дата]».
Можно ли выставить счёт без договора?
Да, для разовых сделок до 100 000 ₽. Счёт = оферта, оплата = акцепт. Для регулярных отношений лучше заключить договор — иначе риски (налоговые, юридические).
Как сделать счёт быстро?
Используйте инструмент, который генерирует счёт из данных КП автоматически — реквизиты, состав, суммы подставляются без ручного ввода. В КПилоте счёт создаётся одним кликом из принятого КП, с QR-кодом для оплаты.