Как отправить коммерческое предложение по электронной почте
Готовое КП может пролежать во «Входящих», если письмо не напоминает клиенту, о каком разговоре речь и что от него требуется. Сообщение при отправке не должно пересказывать документ. Его задача: вернуть контекст встречи, показать, где смотреть цену и договориться об обсуждении.
Проверьте получателей и версию
Перед отправкой сверьте адрес, имя, компанию, состав и итоговую цену. Если документ согласовывали несколько сотрудников, убедитесь, что клиенту уходит последняя утверждённая версия. Отдельно проверьте условия оплаты и срок действия цены.
Не добавляйте участника закупки в копию без договорённости с основным контактом. Иногда менеджер тем самым создаёт обсуждение условий раньше, чем инициатор проекта увидел решение.
Тема письма должна возвращать контекст
«Предложение по запуску CRM для отдела продаж, Компания А» узнаваемее, чем «КП» или «Наше предложение». Если встреча была недавно, можно указать её дату. Не пишите в теме обещания, которых нет в документе.
Пример письма после встречи
«Анна, добрый день. По итогам разговора подготовил два варианта запуска для команды из 18 человек. В первом включены настройка воронки и обучение, во втором добавлена миграция истории сделок. Состав и стоимость доступны по ссылке на предложение. Посмотрите, пожалуйста, подходит ли объём миграции. Предлагаю обсудить выбор в четверг в 14:00. Если удобнее другое время, напишите».
В рабочем письме поставьте ссылку на конкретное КП вместо слов «по ссылке». Короткое резюме помогает адресату переслать сообщение коллегам без устного пересказа.
Ссылка, файл и доступ
Ссылка на веб-предложение удобна для просмотра с телефона и позволяет обновлять согласованную версию в одном месте. Если у клиента правила закупки требуют PDF, приложите файл и проверьте, что его название и версия совпадают с письмом.
Откройте ссылку в приватном окне до отправки. Если доступ требует входа в вашу систему, клиент может не увидеть документ. Для конфиденциальных условий согласуйте способ передачи заранее.
Зафиксируйте дальнейшее действие
Запишите в сделке дату отправки, получателей, версию КП и конкретный вопрос для обсуждения. Не считайте открытие ссылки согласием с ценой. Если клиент молчит, следующий контакт стройте вокруг нерешённого вопроса, а не фразы «Вы посмотрели?»
Частые вопросы
Что написать в теме письма с КП?
Назовите проект или задачу и компанию клиента. Тема должна помочь получателю узнать письмо после разговора и найти его позже.
Прикладывать PDF или отправлять ссылку?
Спросите о правилах клиента. Ссылка удобна для просмотра и обсуждения актуальной версии; PDF нужен там, где закупка требует файл для внутреннего архива.
Когда напоминать об отправленном КП?
Лучше согласовать дату обсуждения ещё в письме. Если даты нет, вернитесь с конкретным вопросом по составу или условиям после разумного для этой сделки срока.