Сопроводительное письмо к коммерческому предложению
КП без сопроводительного письма — как подарок без открытки. Клиент не знает, от кого, зачем и что делать дальше. Разбираем, как написать короткое письмо, которое заставит открыть КП и ответить.
Задача письма
Сопроводительное письмо — это «обёртка» для КП. Его задача: объяснить, от кого, что внутри, и что делать дальше. Не продавать (для этого есть КП), а мотивировать открыть.
Структура письма
- Тема (для email) — конкретная, не «Коммерческое предложение». Лучше: «Предложение по разработке портала для ООО X — срок 6 недель».
- Приветствие — по имени (если знаете), не «Уважаемые господа».
- Контекст — 1 предложение: почему пишете именно сейчас.
- Что внутри — 1-2 предложения: КП на что, срок, цена.
- Призыв — 1 действие: «Откройте по ссылке» или «Посмотрите вложение».
- Подпись — имя, должность, контакты.
Пример письма (email + ссылка)
«Иван, добрый день! Как и обсуждали на встрече — отправляю КП по разработке корпоративного портала. Срок 6 недель, стоимость — 1,2 млн ₽. КП по ссылке: [ссылка]. Откроется в браузере, можно выбрать опции и принять онлайн. Готов ответить на вопросы — звоните.»
Частые ошибки
- Письмо длиннее КП — продавец пишет эссе вместо 3 строк.
- «Во вложении» без контекста — клиент не откроет, не зная что внутри.
- Нет призыва — «надеюсь на сотрудничество» вместо «посмотрите и скажите».
- Шаблон — «Уважаемые господа, наша компания...» — спам, удалят.
Частые вопросы
Письмо в письме или в теле КП?
КП — по ссылке (веб-страница) или вложением (PDF). Письмо — в теле email. Письмо мотивирует открыть, КП — продаёт. Не смешивайте.
Отправлять КП ссылкой или файлом?
Ссылкой (веб-КП): видите, когда клиент открыл, какие разделы смотрел. Файлом (PDF/DOCX): клиент может отложить «на потом». Ссылка лучше для продаж, файл — для тендеров и архива.
Какой длины должно быть письмо?
3-5 предложений. Письмо — это «обёртка», а не презентация. Если письмо длиннее абзаца — клиент его не прочитает.